"ข้อมูลข่าวสาร" หมายความว่า สิ่งที่สื่่อความหมายให้ทราบถึงเรื่่องราวหรือข้อเท็จจริงเรื่่องหนึ่งเรื่่องใด โดยในความหมายนี้เน้นที่การสื่่องความหมายเป็นหลัก มิได้เน้นที่รูปร่างหรือรูปแบบของความเป็นข้อมูลข่าวสาร กล่าวคือ สิ่งที่จะเป็นข้อมูลข่าวสารได้นั้น ไม่จำเป็นต้องอยู่ในรูปร่าง หรือรูปแบบของกระดาษที่มีข้อความหรือแฟ้มเอกสาร แต่มีความหมายรวมถึง สิ่งต่างๆ ที่อาจจะปรากฎให้เห็นเป็นข้อความ ตัวเลข สัญลักษณ์ เสียง แสง และสิ่งอื่่นๆ ที่ทำให้มนุษย์สามารถเข้าใจและรู้ความหมายได้ ไม่ว่าจะเป็นโดยสภาพของสิ่งนีั้นเอง หรือโดยผ่านกรรมวิธีใด ๆ เช่น ประจุไฟฟ้าแม่เหล็ก ฟิล์ม ไมโครฟิล์ม รูปภาพ เทปบันทึกเสียง เทปบันทึกภาพ คอมพิวเตอร์ แผ่นบันทึกข้อมูล คอมพิวเตอร์ เป็นต้น
ข้อมูลข่าวสารที่อยู่ในบังคับแห่งพระราชบัญญัติฉบับนี้ ต้องเป็น ข้อมูลข่าวสารของราชการ หมายความว่า ข้อมูลข่าวสารนั้นต้องอยู่ในความครอบครองหรือควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐ
ดังนั้น ความหมายของคำว่า ข้อมูลข่าวสารของราชการ จึงให้ความสำคัญต่อลักษณะหรือสิทธิในการยึดถือข้อมูลข่าวสารนั้น ว่า อยู่ในขอบเขตอำนาจครอบครองหรือควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐหรือไม่ ทั้งนี้โดยไม่ต้องคำนึงถึงว่า เนื้้อหาสาระของข้อมูลข่าวสารเป็นเรื่่องเกี่ยวกับอะไรอาจจะเป็นเรื่่องเกี่ยวกับการดำเนินการของรัฐ หรือเกี่ยวข้องกับบุคคลหรือเอกชนใด ๆ ก็ได้
